Menyusun Format Dokumen Pengolah Kata (Lanjutan)

 Find Replace

Ketika memformat dokumen dengan banyak halaman, dibutuhkan waktu lebih untuk mencari sebuah kata atau frase tertentu. Tentunya hal ini akan menyulitkan, oleh karena itu Microsoft Word menyediakan fitur Find dan Replace. Find digunakan untuk mencari kata atau frase, sedangkan Replace digunakan untuk mengganti kata atau frase yang telah ditemukan.

Untuk menggunakan fitur find dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut

a. Pada tab HOME, klik Find (CTRL + F) di kelompok Editing.

b. Panel navigasi (Navigation) akan muncul di sebelah kiri area kerja Microsoft Word.

c. Ketik kata atau frase yang akan dicari di kotak pencarian navigasi, pada contoh ini digunakan untuk mencari kata “SimulasiDigital” dan dokumen yang sudah diberi heading.

    

d. Hasilnya adalah ditemukan beberapa kata “SimulasiDigital”. Ketika pencarian sudah selesai, klik tanda silang (x) di samping kotak pencarian agar dapat keluar dari fitur ini.

e. Jika ingin memodifikasi kata yang ditemukan, dapat mengetik langsung pada hasil pencarian. Jika hasil yang ditemukan banyak, dapat diganti dengan memanfaatkan fitur Replace dengan cara klik tanda panah.

f. Kotak dialog Find and Replace akan muncul, kemudian ketik kata yang dicari pada Find what dan ketik kata yang akan diganti pada Replace with.

  

a. Klik tombol Replace untuk mengganti hasil pencarian, atau pilih tombol Replace All untuk mengganti semua kata hasil pencarian.

b. Jika ingin mengecek satu persatu sebelum mengubah hasil pencarian, gunakan tombol Find Next sehingga hasil akan ditampilkan satu persatu.

c. Klik tombol More untuk memunculkan pilihan pencarian yang lebih khusus

Indentasi

Indentasi adalah tampilan awal paragraf yang menjorok ke dalam.

Melakukan indentasi dapat dilakukan dengan cara menekan tombol “Tab”. Secara otomatis setiap kali menekan tombol “Tab” kursor akan menjorok ke dalam sebanyak ½ inci atau 1,27 cm.

Cara lain untuk mengatur indentasi adalah dengan memanfaatkan fitur Ruler yang akan muncul ketika memilih tab View kemudian beri tanda centang pada Ruler. Ada 4 penanda indentasi yang dapat diatur, yaitu:

a. First Line Indent marker, berfungsi untuk mengatur awal baris dalam setiap paragraf agar menjorok ke dalam.

b. Hanging Indent marker, berfungsi untuk mengatur awal baris pada semua baris setelah baris pertama dalam paragraf.

c. Left Indent marker, berfungsi untuk mengatur letak awal baris seluruh paragraf termasuk awal baris pertama.

d. Right Indent marker, berfungsi untuk mengatur jarak pada batas kanan paragraf

Kolom (Columns)

Dokumen dengan format lebih dari satu kolom banyak digunakan terutama pada majalah, jurnal, atau publikasi yang lain. Hal ini terkait dengan kenyamanan baca. Untuk menggunakan format kolom dapat memilih penganturan kolom pada tab PAGE LAYOUT.

Perhatikan contoh dokumen yang belum diformat berikut!

Rasa dan pemikiran kreatif harus melalui proses penalaran sehingga dapat disajikan secara efektif kepada pembaca/pendengar. Bagian inilah yang harus dilatih dalam „workshop penalaran‟. Dalam workshop ini, Anda akan belajar bagaimana mengerucutkan (kanalisasi) ide-ide, merancang dan mendesain kerangka paparan, mengecek fakta-fakta yang akan digunakan, dan mengidentifikasi informasi tambahan yang (mungkin) masih dibutuhkan. Sebelumnya Anda telah mengetahui bahwa Anda dapat memulai „mesin‟ mental Anda dengan cara berkonsentrasi, menghasilkan „bunga api‟ melalui rasa (emosi), dan ketika „bahan bakar‟ ide-ide sudah tersedia, Anda harus belajar bagaimana membangun sebuah „jalur‟ - yang memastikan bahwa Anda dapat menggunakan mesin yang tersedia untuk mencapai tujuan tanpa rasa gelisah.

 

Apabila memilih format dua kolom, klik Two. Sehingga menghasilkan tampilan sebagai berikut.

Header dan Footer

Header terletak di bagian atas setiap dokumen, sedangkan Footer di bagian bawah setiap dokumen. Header dan Footer biasanya digunakan untuk memberikan keterangan tambahan, misalnya: nama penulis, tanggal, nomor halaman, atau keterangan lainnya. Footer juga digunakan untuk menuliskan catatan kaki (footnotes).

Menyisipkan Header atau Footer dilakukan dengan cara sebagai berikut.

a. Pilih tab INSERT

b. Klik Header atau Footer yang akan disisipkan

c. Pilih model header atau footer dari drop-down menu. Misalnya digunakan model “Banded” pada header.

d. Ketik teks “Simulasi Digital” pada Type the document title, dan ketik teks “2016” pada Year. Sehingga didapatkan tampilan dokumen sebagai berikut

Print

Fitur print merupakan fitur yang digunakan untuk mencetak dokumen. Namun sebelum melakukannya, Periksa dokumen terlebih dahulu melalui fitur print preview sebelum mencetak.

Mencetak dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

a. Pilih tab FILE kemudian klik Print, atau dapat menggunakan tombol pintas CTRL + P.

b. Tentukan Printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen (1). Selanjutnya tentukan jumlah naskah yang akan dicetak (2).

c. Pengaturan lanjutan atau Settings (3) dapat dilakukan sebagai berikut.

 Print All Pages, untuk mencetak semua dokumen. Jika di klik akan tampil pilihan mencetak halaman yang diinginkan (Print Selection), mencetak hanya halaman yang tampil (Print Current Page), dan Custom Print untuk mencetak halaman tertentu atau halaman dengan jarak tertentu.

 Print One Sided, untuk mencetak satu sisi halaman. Jika di klik akan terdapat pilihan untuk mencetak dengan dua sisi halaman (Print on Both Side).

 Collated, untuk mencetak secara berurutan dengan format 1,2,3. Jika diklik akan muncul mencetak secara tidak berurutan dengan format 1,1,1.

 Portrait Orientation, orientasi vertikal. Jika ingin mencetak secara horisontal klik dan pilih Landscapae Orientation.

 Letter, jenis kertas yang digunakan. Jika di klik terdapat banyak jenis kertas.

 Normal Margins, ukuran margin.

 1 Page per Sheet, mencetak dengan posisi satu halaman per lembar. Jika di klik akan ada pilihan untuk mencetak lebih dari satu halaman per lembar, misalnya 2, 4, 6, 8, 16 halaman per lembar.

d. Klik ikon Print (4).