Pemanfaatan Perangkat Lunak Pengolah Angka

Microsoft Excel merupakan salah satu perangkat lunak pengolah angka yang menjadi bagian dari aplikasi Microsoft Office. Perangkat lunak ini sering digunakan untuk mengerjakan perhitungan, menyimpan, mengatur, dan menganalisis informasi. Pemanfaatan perangkat lunak ini sangat beragam,

mulai dari membuat pengaturan budget bulanan, mencatat dan merinci neraca keuangan bisnis, ataupun mengelola data dengan jumlah sangat banyak untuk keperluan analisis statistik. Aplikasi ini juga dikenal dengan nama Spreadsheet (Excel) (spreadsheet).

Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia pada perangkat lunak tersebut, kita dapat melakukan berbagai pengolahan informasi, misalnya dengan memanfaatkan fitur berikut ini

1. Baris dan Kolom

Secara default setiap tampilan baris dan kolom yang terdapat pada workbook akan memiliki tinggi dan lebar yang sama. Lebar dan tinggi sel dapat dimodifikasi sesuai teks yang dimasukkan. Gambar berikut merupakan contoh tampilan teks melewati batas kolom B. Untuk melebarkannya dengan cara klik kolom B, kemudian posisikan kursor di antara kolom B dan C sehingga muncul tanda panah ganda. Geser tanda panah ganda ke kanan sampai tulisan memenuhi kolom B dengan hasil sebagai berikut.

      

 Jika bekerja dengan sel yang lebih komplekss, dapat memanfaatkan fitur AutoFit yang secara otomatis mengatur lebar baris atau kolom. Perhatikan contoh berikut.

Untuk menggunakan fitur AutoFit, lakukan langkah berikut.

a. Pilih kolom atau baris yang akan dijadikan otomatis. Pada contoh ini dipilih semua baris sel dengan cara blok karena semuanya akan dibuat otomatis.

b. Pada tab Home, klik Format kemudian pilih AutoFit Column Width.

       

2. Memodifikasi tinggi/ lebar semua baris dan kolom

Tinggi dan lebar setiap baris dan kolom dapat dilakukan pada waktu yang sama. Hal ini memungkinkan mengatur ukuran keseragaman setiap baris dan kolom dalam lembar kerja. Perhatikan contoh berikut ini. 

Pada contoh ini digunakan pengaturan keseragaman tinggi baris, yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

a. Klik tombol Select All di bawah Name Box untuk memilih semua.

b. Arahkan kursor di antara nama baris sehingga muncul panah ganda. 

c. Klik dan tarik ke bawah untuk untuk menambah atau mengurangi tinggi baris, kemudian lepaskan mouse jika tinggi telah ditentukan. Tinggi baris akan berubah untuk seluruh worksheet. Dapat juga dilakukan hal yang sama untuk sebagian baris atau kolom dengan memilih baris/kolom yang akan diubah sebelum mengubah tinggi/lebarnya. 

d. Untuk mendapatkan posisi teks yang sama, pilih jenis rata teks yang disediakan di kelompok Alignment. Misalnya dipilih “Middle Align” dan “Align Left” pada kolom nama

    

3. Font, Cell Border, dan Styles

Batas sel (cell border) dapat ditambahkan ke dalam teks yang diketikkan pada lembar kerja. Berikut adalah contoh penambahan border pada Excel, agar membantu membedakan dengan sel lain. 

Untuk membuat tampilan tabel seperti contoh di atas, lakukan langkah berikut.

a. Posisikan kursor di sel B2, ketik teks “Daftar Siswa Teladan”.

b. Gunakan tombol ALT + Enter untuk memindahkan kursor di bawah pada Excel.

c. Ketik teks “SMK Pembangunan Bangsa” dan tekan tombol Enter. Maka teks yang akan ditampilkan pada Formula bar hanya “Daftar Siswa Teladan”, karena sel berubah ke mode Wrap Text.

d. Blok sel B2 hingga F2.

e. Pilih Merge & Center untuk menggabungkan sel menjadi satu. Aturlah tinggi sel yang telah digabung agar enak dipandang.

f. Pilih Fonts “Times New Roman”, ukuran “11”, bentuk tebal “B”, dan pilih warna Green, Accent 6, Darker 25%.

Selanjutnya buatlah border dengan cara sebagai berikut.

g. Blok sel yang ingin ditambahkan border. Klik Borders pada tab Home, maka akan muncul drop down menu. Pilih border style yang diinginkan, misalnya All Borders.

h. Tambahkan style dengan memilih pada kelompok Styles, misalnya dipilih 20% - Accent6. 

4. Format Nomor

Ketika menggunakan Spreadsheet (Excel), dapat menggunakan pemformatan nomor yang sesuai dengan data yang dibutuhkan. Format tersebut memberitahu jenis data apa yang digunakan, misalnya: tanggal, waktu, persentase (%), mata uang (IDR), dan sebagainya. Menggunakan format nomor tidak hanya membuat Spreadsheet (Excel) mudah dibaca dan digunakan, tetapi juga mempermudah Spreadsheet (Excel) dalam memahami data yang dimasukan dan memastikan bahwa data yang dimasukkan konsisten dengan rumus, sehingga akan dihitung dengan benar.

Ketika melakukan pemformatan angka, Spreadsheet (Excel) akan diberitahu, jenis nilai apa yang disimpan di dalam sel. Misalnya, format tanggal memberitahu Spreadsheet (Excel) bahwa Anda memasukan tanggal kalender. Dengan menggunakan format yang sesuai, penyajian data di excel akan lebih mudah dipahami.

Jika Anda tidak menggunakan format nomor tertentu, secara default Spreadsheet (Excel) akan menerapkan format umum (general). Tanpa pengubahan format, angka akan ditampilkan apa adanya, sehingga cocok untuk data yang tidak memerlukan format khusus.

Perhatikan contoh pemakaian format nomor berikut.

Langkah yang dapat dilakukan untuk membuat contoh di atas adalah sebagai berikut.

a. Pada tab Home, klik menu drop-down Number Format pada kelompok Number, dan pilih format yang diinginkan. Misalnya kita memilih tanggal maka dapat menggunakan format Short Date atau Long Date, namun yang akan dicontohkan yaitu dengan menggunakan format tanggal untuk Indonesia, yaitu dengan cara klik More Number Format

b. Maka akan tampil kotak dialog Format Cells, klik Locale dan pilih Indonesian, kemudian tentukan format tanggal, misalnya dipilih “14-03-2012”.

c. Pilih Date (sebelumnya short date menjadi date) dan masukkan tanggal, misalnya tanggal 06 Desember 2016, akan dituliskan dengan format “06-12-2016”.

d. Selanjutnya masukkan format Accounting dan masukkan nominal uang, misalnya Rp. 5.000, sel akan menampilkan “IDR 5000”. Untuk melakukan langkah ini atur juga di More Number Format. Pilih format IDR untuk mata uang rupiah, dan tentukan jumlah desimal yang akan digunakan, misalnya dipilih “0”. Decimal places dapat digunakan ketika kita ingin menampilkan satuan angka di belakang koma.

e. Ketik hingga akhir data yang dibutuhkan.

5. Multiple Worksheets

Setiap workbook secara default berisi satu lembar kerja (worksheet). Ketika bekerja dengan sejumlah besar data, dapat membuat beberapa lembar kerja untuk membantu mengatur buku kerja dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan konten. Lembar kerja juga dapat dikelompokan, agar dapat menambahkan informasi dengan cepat ke beberapa lembar kerja sekaligus. Perhatikan contoh di bawah, Pengaturan pada lembar kerja dibagi dalam beberapa bagian.

a. Menambah Baru

Menambah lembar kerja baru dapat dilakukan dengan klik tombol New Sheet yang berada di sebelah kanan lembar kerja.

b. Menyalin Lembar Kerja

Untuk menyalin lembar kerja yang sudah ada, dilakukan dengan cara:

1) Klik kanan dan pilih Move or Copy.

2) Maka akan muncul kotak dialog  Move or Copy, pilih lokasi akan ditempatkan. Pada contoh ini sheet yang baru akan ditempatkan sebelum sheet 4. Kemudian beri tanda centang pada Create a copy.

3) Klik tombol OK, maka akan tampil hasil berikut.

Setelah membut sheet baru, Namanya dapat diganti (rename) sesuai dengan keinginan

c. Memindahkan Lembar Kerja

Jika sheet yang telah dibuat kurang sesuai dengan keinginan, dapat dipindahkan dengan melakukan geser (drag) ke posisi yang diinginkan. Misalnya menggeser slide maret yang sebelumnya setelah Sheet4 menjadi setelah Sheet Februari